O evento, criado na gestão do prefeito Emanuel Pinheiro, integra a extensa programação elaborada em celebração aos 304 anos de Cuiabá.

A decoração do ambiente que será padrão, a disposição das barracas, o fluxo e organização do estacionamento,  produtos a serem comercializados, padronização dos uniformes, segurança dos comerciantes e visitantes, foram debatidos durante a reunião. A decoração será organizada pelo promotor de eventos, Edson Guilherme. 

"Esse será o quarto evento a ser realizado pela Prefeitura de Cuiabá e comunidade. É  muito importante essa organização que temos antes do festival com a comissão da comunidade, para aqueles que estejam participando entenda o processo, a padronização e que tudo terá total segurança e qualidade, conforme determina o prefeito Emanuel Pinheiro. A intenção deste evento é gerar emprego e renda e fomentar a economia local", disse a secretária de Turismo, Nilza Taques.

Para o secretário de Agricultura, Francisco Vuolo, a participação da Prefeitura de Cuiabá vai ser importante no processo, porque ela vem sendo parceira desde a primeira edição do Festival da Pamonha. "E a intenção da gestão Emanuel Pinheiro é que a comunidade possa conduzir todo o processo e a Prefeitura vem somente como parceira nos próximos festivais.  É fundamental que   estejam estruturados para garantir a excelência no atendimento ao  público local, regional, e quem sabe,  de turistas de outros estados e até fora do Brasil. Queremos que se torne um evento fixo no calendário do aniversário da cidade e que as pessoas venham nessa data com intuito de conhecer esse evento".

O secretário de Cultura, Esporte e Lazer, Aluízio Leite, reforçou que a Cultura vai estar como parceira e vai contribuir com o evento é de extrema importância. "É essencial que a comunidade comece a ser linha de frente do evento e a Prefeitura está sempre pronta a ajudá-los como sempre estivemos", comentou.  

O agente de Trânsito de Trânsito e supervisor da Semob, Kleber Ferreira, participou da reunião representando o secretário de Mobilidade, Juares Samaniego. 

Também estão envolvidas na organização do evento as secretarias: Empresa Cuiabana de Zeladoria e Serviços Urbanos (Limpurb), Mobilidade Urbana (Semob) e Secretaria de Ordem Pública (Sorp).